MORE Marketing S.r.l.
Management, Opportunity, Resource.
L’ascolto e la comunicazione sono strumenti necessari per un buon equilibrio aziendale che portano al raggiungimento dei target prefissati. Purtroppo, però, questo aspetto non è tenuto in considerazione in modo idoneo da parte delle aziende che, spesso, quando assegnano nuovi Progetti o nuovi Target, sottovalutano l’aspetto emotivo dei propri dipendenti. All’assegnazione di ciascun Progetto, il Team viene coinvolto su determinate attività per il raggiungimento di specifici obiettivi. Quotidianamente ogni membro del Team si ritrova a dover convivere con altri soggetti dalla diversa ideologia, mentalità e con approcci differenti. Talvolta capita di trovarsi nello stesso progetto con colleghi poco ‘frequentati’ e questo potrebbe non essere visto sempre come un’opportunità.
E’ logico pensare che ogni discussione ‘non costruttiva’ ed ogni malessere di Team porti ad una improduttività che penalizza il progetto. Ecco perché la comunicazione ed il benessere del Team deve essere tutelato e protetto a 360°, puntando l’attenzione sulla ‘salute comunicativa’ di ciascun membro.
L’attività di comunicazione con gli StakeHolder, per un buon Project Manager, occupa circa 80% del tempo. Conosciamo già l’importanza della comunicazione nel quotidiano. Ma, anche, quanto essa possa essere complicata, soprattutto in un gruppo eterogeneo ‘costretto professionalmente’ a lavorare insieme.
Per molti, comunicare significa parlare, esporre sempre il proprio punto di vista a priori, essere il primo a dire la propria. Ma, facendo questo, si rischia di perdere tante informazioni utili e preziose per la propria crescita e per una conclusione anticipata dei target. Infatti, elemento indiscusso per una buona comunicazione è l’ascolto attivo. L’ascolto si basa sul rispetto, sull’accettazione (accogliere l’altro che è diverso da noi e dal nostro modo di essere) e sul legame ‘profondo e di riconoscimento’ di quanto ci viene esposto. Bisogna essere in grado di riconoscere ed ‘ascoltare’ sia quanto verbalmente detto che quanto ‘non detto’.
Infatti, la metacomunicazione – ossia la comunicazione che appartiene al ‘non detto’, è ben nove volte più importante ed impattante di quanto espressamente comunicato. E, nelle dinamiche comunicative che si muovono in un Team, diventa fondamentale saper ascoltare l’altro ‘completamente’.
Pensate ad un Team dove tutti parlano e nessuno ascolta il parere dell’altro… Sarebbe inconcludente e fallimentare.
L’apporto di ciascun componente è unico ed univoco, grazie alla condivisione delle proprie ‘lesson learned’ e dei propri input, fondamentali per la crescita del Team e per il progetto.
Ogni progetto, dunque, è fortemente impattato dalla comunicazione e dalle dinamiche emozionali che si innescano.
E, finalmente, un ente ufficiale ha proclamato l’elemento ‘emozionale’ come chiave di successo per i progetti.
Il Chaos Report, pubblicato dallo Standish Group, riporta l’analisi dell’andamento dei progetti IT nel tentativo di identificare le cause dei successi e dei fallimenti.
Nel 1994, i fattori di successo in pole position erano:
1. user involvement
2. executive management support
3. clear statement of requirements
4. proper planning
5. realistic expectations
Ma già nei primi anni del duemila, nel 2008, l’aspetto comunicativo è stato valutato come elemento importante da considerare. Il report ha segnalato, infatti, che il 68% dei progetti soccombevano a causa di problemi, per la maggior parte, riconducibili a lacune comunicative o metodologiche.
E’ conosciuta molto bene, nei corridoi degli uffici l’improduttività e circoli viziosi ‘antipatici’ volti a riti difensivi anziché concentrarsi sul valore da applicare al progetto. Vi sono poi casi, per esempio nelle strutture gerarchiche o in aziende che impongono particolari procedure, ove questi circoli ‘viziosi e difensivi’ vengono enfatizzati, a favore dell’aspetto interpersonale ma a discapito del successo aziendale.
Tale impostazione porta ad un notevole spreco di risorse, di tempo ed energie volto al fallimento del progetto stesso.
Finalmente, tra il 2010 ed il 2012, i fattori di successo in pole position cambiano:
1. executive support
2. user involvement
3. clear business objectives
4. emotional maturity
5. optimizing scope
Ecco comparire, formalmente, nel Project Management, la ‘maturità emozionale’ come fattore di successo per la riuscita di un progetto.
Cos’è la ‘maturità emotiva’? Significa saper utilizzare le emozioni per comunicare al meglio. Infatti, le emozioni sono portatrici di informazioni preziosissime e, se ben utilizzate, è riconosciuto lo status di computazione intelligente e la loro funzione essenziale nel prendere le decisioni. Avere maturità emotiva significa, essenzialmente, saper dirigere consapevolmente l’attenzione, la propria e l’altrui.
Per prima cosa, bisogna riconoscere cosa sia e come funzioni un’emozione. Imparare, poi, a risalire da questa ai suoi presupposti. Infine, imparare a negoziare i presupposti, le modalità ed i mezzi del cambiamento. Le persone interessate dal progetto, in ogni ruolo e grado di responsabilità, sono loro stessi attori e spettatori dell’evoluzione dello stesso. Ciascuno ha un’importanza indiscutibile ed unica.
E le loro emozioni rappresentano la loro ‘salute’: vanno sempre recepite, analizzate e gestite. Aspetto, quindi, fondamentale è posizionare la consapevolezza, l’ascolto e la comunicazione quale strumento tecnico del Project Management, al pari di una WBS o del Gantt.